电子会计档案

1. 方案背景

1.1. 规范电子会计凭证的报销入账归档，逐渐成为单位基础会计工作的重点内容之一。

会计凭证是单位进行会计核算的重要依据。随着我国电子商务的发展和推进，电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证的应用逐渐普及。及时规范电子会计凭证的报销入账归档是会计工作和档案工作适应电子商务、电子政务发展的需要，对于规范单位基础会计工作，推行电子文件电子化单套制归档，实现会计凭证报销入账归档全流程电子化等均具有重要意义。

2015年财政部、国家档案局修订了《会计档案管理办法》，重点增加了电子会计档案生成、管理的相关内容。2020年财政部、国家档案局印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（以下简称“通知”），《通知》承认了电子会计凭证的法律效力，提出电子会计凭证电子化单轨制报销入账归档全流程电子化的要求，具体操作规范。规范电子会计凭证归档是会计基础工作内容之一。

1.2. 电子会计档案有利于化解传统纸质档案管理的弊端

• 打印、装订工作量大

随着财政支付电子化、财政电子票据改革的推进，财政电子票据已广泛实施，但支付电子凭证、收入凭证、会计凭证、账簿等每年都需要打印、装订，工作繁重。

• 调阅麻烦

纸质档案浩如烟海，追查某笔支出的档案资料（会计凭证、原始凭证、附件附表等）非常困难。

• 占用大量空间，长期管理不易

会计档案需要长期保存，档案占地面积越来越大，保管成本居高不下。

2. 业务需求分析

根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局《会计档案管理办法》、《通知》的规定，对会计档案实施规范、安全、及时的管理。

2.1. 电子会计档案归档范围

电子会计档案管理的范围包含会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等需要进行归档管理。

1.会计凭证

包括原始凭证、记账凭证。其中原始凭证，包含单位内部形成的电子原始凭证和外部接收的电子原始凭证。

2.会计账簿

包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

3.财务会计报告

包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

4.其他会计资料

包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

行政事业单位按其主要业务管理方式，电子会计档案的范围可以分为收入类电子票档案、支出类电子票档案、账簿类的电子会计档案几个部分。单位可以根据电子化程度分步骤实施电子会计档案管理。

2.2. 电子会计档案流程设计

对各类电子会计资料按照电子档案整理、归档保存、利用、移交的各业务管理环节进行设计。

3. 方案概述

电子会计档案系统：供财务人员管理、业务人员借阅使用。

电子会计档案系统基于《会计档案管理办法》第八条、第九条，实现对应当归档的电子会计资料的有效接收、管理、利用、移交、长期保管、备份的全流程电子档案管理。

同时兼顾纸质档案的管理需要，实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理，为各类档案提供统一的采集、管理查询、加载及展现的平台。

电子会计档案系统主要功能，包括电子档案的数据采集接收、档案整理归档、档案利用查阅、档案日常管理、档案移交管理等业务处理。

系统功能架构如下图：

系统能满足的档案管理范围：单位开具的电子会计凭证、单位外部接收的电子会计凭证、记账凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料、纸质凭证影像文件。

1)财政电子票据管理。财政电子票据的下载管理，从财政公共服务平台下载财政电子票据。

2)电子发票管理：提供发票上传、查询、显示、查看、打印等功能；

3)电子凭证管理。支付凭证的下载管理，从财政电子凭证库下载电子凭证，提供查询、打印功能；

4)电子合同管理：提供合同上传、查询、显示、查看、打印等功能；

5)电子结算票据管理：提供结算票据的上传、查询、打印等功能；

6)电子报销凭证管理：提供电子报销凭证的上传、查询、显示、查看、打印等功能；

7)电子原始影像凭证管理：提供电子原始影像凭证的上传、查询、显示、查看、打印等功能；

8)纸质文件OCR扫描识别：支持通过OCR技术识别扫描文件内容，生成凭证摘要，结合全文检索技术实现纸质凭证的快速检索。

9)其他电子档案管理，如大额支出审批表、收据、会议纪要、请示文件、情况说明、各种附件等档案管理。

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